Anställda håller möten på toaletter efter kontorsträngsel

Bristen på arbetsplatser i Regionens hus i Göteborg har lett till arbetsmiljöproblem som flera fackliga organisationer nu reagerar på. Omkring 2 000 anställda delar på 750 utrustade arbetsplatser. Fackliga företrädare beskriver en situation med stress, otillräckliga mötesutrymmen och svårigheter att hantera sekretessbelagda uppgifter. Det finns även medarbetare som inte vågar åka till kontoret på grund av trängseln.

Mattias Hjelm, företrädare för Ledarna, berättar att anställda har beskrivit hur de tar möten på toaletten. Enligt de fackliga organisationerna är både telefonbås och mötesrum otillräckliga. Samtidigt förekommer samtal om känsliga uppgifter i öppna kontorsmiljöer, medan även matsalarna blir överfulla.

Arbetsplatserna i Regionens hus är aktivitetsbaserade, vilket innebär att personalen inte har egna fasta skrivbord. Huvudskyddsombudet Jeanette Hansson vid Vision beskriver hur problemen har förvärrats över tid och att situationen inte längre fungerar. Enligt flera fackliga organisationer har bristen på tillgängliga arbetsplatser blivit särskilt påtaglig efter coronapandemin.

När Regionens hus invigdes i juni 2019 var byggnaden avsedd som arbetsplats för omkring 1 500 personer. Kontorsanläggningen består av ett nybyggt höghus med 15 våningar som sammanfogats med Bergslagsbanans tidigare stationshus. Den äldre stationsbyggnaden från 1880-talet är kulturminnesmärkt och används enligt Västra Götalandsregionen som konferensanläggning för regionens verksamheter.

Antalet medarbetare i byggnaden har varierat i regionens egna beskrivningar. I en fastighetsbeskrivning uppdaterad den 9 januari 2025 angav Västra Götalandsregionens fastighetsförvaltning omkring 1 300 medarbetare. I en senare beskrivning, uppdaterad den 29 december samma år, uppgav Västra Götalandsregionen att cirka 1 600 personer arbetade i huset. Den aktuella uppgiften om omkring 2 000 anställda är därmed högre än de tidigare redovisade nivåerna.

Arbetsmiljön i Regionens hus har tidigare undersökts vetenskapligt. Institutet för stressmedicin inom Västra Götalandsregionen inledde den 2 september 2019 ett forskningsprojekt om övergången till aktivitetsbaserade arbetsplatser i Göteborg och Skövde. Projektet leddes av Agneta Lindegård Andersson, med Maral Babapour Chafi som forskningskoordinator.

Forskarna använde enkäter, observationer och fokusgruppsintervjuer för att undersöka medarbetarnas erfarenheter. Vid en uppföljning sex månader efter inflyttningen framkom att kontorens utformning och sociala miljö uppskattades av personalen. En majoritet var däremot missnöjd med möjligheterna att arbeta utan visuell insyn och störande ljud.

Institutet för stressmedicin redovisade att forskningsprojektet om Regionens hus använde enkäter, fokusgruppsintervjuer och observationer. Forskarna fann begränsningar i möjligheterna att anpassa arbetsplatserna efter individuella och gruppspecifika behov. Resultaten återkopplades till chefsgrupper och presenterades för medarbetare och chefer som underlag för förbättringar.

Institutet för stressmedicin redovisade i samma forskningsprojekt att en undersökning sex månader efter inflyttningen i Regionens hus i Göteborg och Skövde visade att medarbetarna främst uppskattade kontorens estetiska utformning och sociala miljö. En majoritet var däremot missnöjd med möjligheterna till visuell och ljudmässig avskildhet.

Institutet för stressmedicin uppgav att forskarna genomförde 30 fokusgruppsintervjuer med totalt 129 deltagare i Göteborg mellan mars och maj 2020. Den planerade uppföljningsenkäten efter 18 månader ställdes senare in på grund av coronapandemin. Under våren 2021 genomfördes nio workshoppar för att undersöka kontorens framtida användning och möjliga arbetsmiljöförbättringar.

Liknande svårigheter har identifierats i annan forskning om aktivitetsbaserade kontor. Anita Pettersson-Strömbäck vid Umeå universitet redovisade den 24 mars 2026 en studie där 33 chefer inom offentlig sektor hade intervjuats. Cheferna beskrev bland annat problem med att hitta avskilda utrymmen för samtal om rehabilitering, sjukskrivningar och löner. Studien genomfördes i samarbete mellan Umeå universitet och Västra Götalandsregionens Institut för stressmedicin.

Forskaren Helena Jahncke vid Högskolan i Gävle har också undersökt aktivitetsbaserade kontor inom Trafikverket. Studien visade att tiden som anställda behövde lägga på att hitta lediga arbetsplatser påverkade deras upplevda produktivitet negativt. Vid tre av fyra undersökta kontor minskade produktiviteten efter övergången till det aktivitetsbaserade arbetssättet.

En kontorsundersökning från Castellum, som Prevent redovisade den 30 mars 2026, visade att 52 procent av de tillfrågade föredrog ett eget eller delat arbetsrum. Andelen som föredrog aktivitetsbaserade kontor uppgick till 15 procent, medan 21 procent redan arbetade på kontor utan fasta arbetsplatser.

Arbetsmiljöverket framhåller att kontor med flera arbetsplatser behöver tillgång till avskilda rum för möten och samtal. Myndigheten pekar särskilt på att hörbart och begripligt tal från andra personer ofta stör koncentrationen. Enligt föreskriften AFS 2023:12 ska ljudmiljön vara anpassad efter både verksamheten och arbetstagarnas förutsättningar. I myndighetens allmänna råd anges 30 decibel som lämplig högsta ekvivalent bakgrundsljudnivå för arbetsuppgifter som kräver stadigvarande koncentration och säker taluppfattbarhet.

Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2023:1 kräver dessutom att arbetsgivare regelbundet undersöker arbetsförhållandena och bedömer risker för ohälsa och olycksfall. Riskbedömningarna ska dokumenteras skriftligt och även genomföras inför planerade förändringar i verksamheten.

Arbetsmiljöorganisationen Prevent rekommenderar att arbetsgivare först kartlägger vilka arbetsuppgifter som behöver utföras innan kontorsytor fördelas. Kartläggningen omfattar bland annat koncentrationskrävande arbete, sekretessbelagda uppgifter, enskilda videomöten och hybridmöten. Genom mätningar av hur lokalerna används kan behovet av tysta arbetsplatser och mötesrum bedömas.

Västra Götalandsregionens HR-direktör Patrick Nzumba medger att det finns brister i arbetsmiljön i Regionens hus. Han anser att byggnaden inte är anpassad efter hur arbetet bedrivs i dag och konstaterar att regionens tidigare insatser inte har varit tillräckliga.

Patrick Nzumba framhåller samtidigt att Västra Götalandsregionen har andra lokaler i Göteborg där medarbetare kan utföra sitt arbete. Representanter från olika delar av regionen ska nu samlas för att diskutera möjliga åtgärder mot trängseln i Regionens hus.